Sežeňte svůj tým, pozvěte klienta a přidejte své projekty. Tady to všechno začíná.
Řízení – Kouzlo začíná tam, kde se setkávají Klienti, Zaměstnanci a Projekty.
Je povinné vést podrobnou evidenci firemních projektů, zaměstnanců, dokumentů a klientů. Mějte všechny informace pod jednou střechou, není nutné sledovat stejnou věc ve více aplikacích. Uchovávejte dovednosti zaměstnanců (nebo dokonce dodavatelů), dny dovolené, sazby a všechny ostatní podrobnosti.
Na straně projektu, kromě obvyklých věcí – jako je typ (čas a materiál nebo pevná cena, rozpočet, definice týmu, schvalovací workflow atd.), můžete mít dokonce různé sazby pro jednotlivé role.
A jako bonus můžete vidět ziskovost svých zdrojů porovnáním sazeb zaměstnanců se sazbami, které získáváte z projektů, do kterých jsou zapojeni.
Lidé, ti, kteří to všechno uskuteční.
Je čas přidat všechny vaše zaměstnance (včetně těch, kteří nebudou mít přístup k nástroji, "nelicencovaní" uživatelé), vaše dodavatele a také kontakty z klientských společností, pokud si to přejete. Pokud udělíte přístup lidem mimo vaši firmu, lze nastavit firemní ID, abyste je mohli odlišit od interních uživatelů. A pro případ, že nejste dobří v zapamatování si tváří, můžete také nahrát profilovou fotografii.
Ale jen náhodné přidávání lidí do nástroje není zcela efektivní, zejména pokud máte větší počet zaměstnanců; proto můžete považovat za užitečné mít je seskupené v odděleních/týmech.
Lze provádět také některá obecná nastavení, jako je úroveň přístupu, viditelnost v plánovači, zobrazení přidělení pracovních výkazů, zmrazení úkolů nebo přidělení a nastavení schvalování žádostí o dovolenou; je důležité pečlivě vybírat, protože všechna tato jednotlivá nastavení se projeví v pracovním výkazu uživatele.
Více podrobností o lidech je pro byznys vždy lepší!
Profil zaměstnance je poměrně složitý, protože kromě obecných informací, jako je jméno, pracovní pozice, kontaktní údaje, obsahuje také finanční a administrativní údaje, jako je typ platby (placeno hodinově, denně nebo měsíčně), hodinová sazba (velmi důležitý detail, když chcete vypočítat ziskovost zaměstnance), pracovní doba, místo nebo datum nástupu do zaměstnání. V případě, že se vaši zaměstnanci nacházejí v různých zemích, máte možnost zavést jejich platy v měnách příslušných zemí.
Je důležité přidat dovednosti také do profilu zaměstnance, protože by se mohly hodit při přidělování na aktuální projekty nebo pro přesné prognózy. Proč? Protože ve vaší společnosti možná máte 50 vývojářů softwaru, ale mají všichni tu konkrétní dovednost, kterou potřebujete pro svůj projekt, jako je například programování v Pearl? A vzhledem k tomu, že odpověď zde je nejspíše "ne", přidávání dovedností lidem je opravdu efektivní.
Po představení všech lidí budete mít obecný přehled s úrovní přístupu, stavem licence, hodinovou/měsíční sazbou, přidělenými a zaznamenanými hodinami na projektech.
Klienti, přiveďte je sem!
Klienti jsou další důležitou věcí pro vaši společnost, protože přinášejí peníze. A vzhledem k tomu, že projekty nemohou existovat bez klientů a v nástroji elapseit musí být všechny projekty propojeny s klientem, měli byste se na to zaměřit po představení lidí v nástroji. Chcete-li vyplnit profil klienta, musíte přidat některé obecné údaje, jako je jméno, adresa, země a některé finanční údaje, jako je registrační číslo, DIČ, číslo banky a účtu, dny splatnosti faktury.
Můžete také přidat firemní logo. A aby to pro vás bylo snazší a nemuseli jste hledat na více místech vizitky, můžete zde přidat všechny kontakty, které v dané společnosti máte; to se může hodit zejména v případě, že chcete umožnit svým klientům kontrolovat průběh projektu a nebude vás to vázat na pevně stanovené schůzky pro diskuse o aktuálním stavu. A v případě, že nemáte klientský kód, elapseit pro každou zavedenou společnost automaticky vygeneruje jeden. Jednoduché, že?
Projekty rozepsané do posledního detailu.
Profil projektu by měl být poslední, který vyplníte v modulu Řízení, protože, jak uvidíte, potřebujete vstup nejen z profilu klientů, ale také z profilu lidí.
Jak jste již uhodli, existují některé obecné detaily, které musí být vyplněny, jako je název projektu, klient, datum začátku a konce nebo stav (je možné vybrat ze šesti typů stavů); můžete také přidat popis, ale není to povinné. Musíte vyplnit také některé informace o fakturaci; můžete mít klienty, se kterými si dohodnete hodinovou/denní sazbu, nebo klienty, se kterými si dohodnete pevnou sazbu bez ohledu na počet odpracovaných hodin; je také možné mít speciální sazbu za práci na dálku. Zavedení těchto finančních údajů je velmi důležité, pokud chcete například kontrolovat ziskovost svých zaměstnanců. A v profilu projektu je jeden drobný detail, který udělá rozdíl při výpočtu ziskovosti: sazba za roli v projektu! Proč? Protože v profilu Lidé zadáváte hodinovou/denní sazbu zaměstnanců dohodnutou v pracovní smlouvě, ale můžete je přidělit na projekty s různými rolemi, které mají různé hodinové sazby. Takže se ujistěte, že víte přesně, jaký je zisk z práce vašich zaměstnanců, a to tak, že zadáte kompletní a vysoce přesné údaje!
Rozpočet a podrobnosti o výdajích mohou být zavedeny společně s fakturační měnou. Stejně jako v profilu osob můžete nastavit viditelnost plánovače a časového rozvrhu nebo blokovat hodiny a úkoly na projektu. Poté byste měli rozhodnout, zda je pro zaznamenané hodiny nutný schvalovací workflow a kdo může na projektu zaznamenávat hodiny. Dalším krokem je jmenování projektového manažera a stanovení projektového týmu a hodinové sazby pro každou roli v týmu. Je také možné přidat pracovní tituly/role a dovednosti.