Základní Typy Reportů v Projektovém Managementu

Mnoho věcí se stane od začátku projektu až do konce. Přidělování zdrojů, mnoho úkolů, priority, termíny a tak dále. Jak zajistíte, aby vše bylo na správné cestě a projekty byly úspěšně dokončeny?
Projektové výkaznictví je vaše odpověď.

Co je projektové reportování?

Projektové zprávy jsou základní nástroje projektového řízení, které poskytují přehled klíčových dat na vysoké úrovni ve snadno čitelném formátu. Prezentovaná data se mohou lišit v závislosti na tom, komu jsou tyto zprávy určeny (zúčastněné strany, zákazníci, členové týmu). Celkově by však projektové zprávy měly nabídnout rychlý přístup k tomu, co je v plánu, co je po termínu nebo se zpožďuje.
V podstatě, zprávy o řízení projektů pomáhají udržovat projekty na správné cestě, sledovat rozpočty a harmonogramy.
Zprávy o řízení projektu jsou vytvářeny během celého životního cyklu projektu a jejich frekvence závisí na velikosti a složitosti projektu.

Typy zpráv o řízení projektu

V závislosti na jejich účelu se projektové zprávy mohou zaměřovat na různá data: úkoly, přidělené / zaznamenané / vyhořelé hodiny, faktury. Ačkoli jsme identifikovali 6 typů projektových zpráv, měli byste mít na paměti, že někdy neexistují pevné hranice a určitá data lze nalézt ve více typech zpráv.

1. Zprávy o stavu projektu – tyto zprávy zahrnují obecné aktualizace o pokroku projektu z hlediska úkolů, rozpočtu a časového plánu.
2. Zprávy o zdraví projektu - poskytují efektivní přehled projektu s cílem informovat zúčastněné strany, zda projekt probíhá podle plánu, co zaostává, co je zpožděno a zda existují odchylky od rozpočtu.
3. Zprávy o dostupnosti zdrojů a dovedností – používají se, když potřebujete znát zdroje nebo dovednosti, které máte k dispozici pro dokončení současných nebo budoucích projektů. Zpráva o dostupnosti týmu ukazuje přesné pracovní vytížení každého člena týmu pro vybrané období, a tak můžete činit správná rozhodnutí, když jsou na stole nové projekty.
4. Zprávy o sledování času – zobrazují, kolik času je stráveno na konkrétních úkolech na individuální a týmové úrovni; jejich účelem je pomoci optimalizovat systémy a procesy, aby zaměstnanci pracovali efektivněji; také pomáhají projektovým manažerům při přiřazování členů projektu k úkolům, které plní rychleji a lépe.
5. Finanční zprávy – zaměřují se na projektový rozpočet a výdaje.
6. Zprávy o hodnocení rizik – tyto zprávy odhalují překážky bránící úspěšnému dokončení projektu; pomáhají zúčastněným stranám určit vhodný postup k navrácení projektu zpět na správnou cestu.

Vylepšete reporting svého projektu pomocí elapseit

Pokud jde o reportování, elapseit je velmi užitečný nástroj. K dispozici je spousta reportů, ze kterých si můžete vybrat, a to nejen z hlediska zahrnutých dat, ale také z hlediska designu informací.
V závislosti na tom, jaké informace chcete vidět, existují dvě místa, kde lze zobrazit sestavy.
Pokud máte zájem o podrobná data, která lze exportovat do souboru PDF, Excel nebo CSV pro další analýzu, měli byste přejít do modulu Reportování. Zprávy jsou rozděleny do 4 kategorií: Zdroje, Stav, Business intelligence a Finance a účetnictví. Použijte jeden nebo více z mnoha filtrů, které máte k dispozici, a vygenerujte zprávy přizpůsobené vašim potřebám.
Více podrobností o tom, jak vám náš modul Reportování může pomoci, najdete zde.
Pokud však potřebujete rychlý přehled pro snadné zjištění klíčových údajů vašeho projektu, hledáte nástěnku elapseit. Zde můžete přepínat mezi pohledy Stav zdrojů a Pulz projektu a kontrolovat grafy a tabulky dostupnosti vašeho týmu, alokací na projekty, stavu úkolů a finančních údajů.

Další pohled z ptačí perspektivy je k dispozici v modulu Management, kde můžete zkontrolovat rychlé statistiky projektů, zaměstnanců nebo klientů.

Více podrobností o funkci reportování v elapseit můžete zkontrolovat zde.