Proč Je Správa Zdrojů Projektu Důležitá?

Řízení zdrojů je nedílnou součástí každého podnikání a pomáhá maximalizovat efektivitu využívání lidí nebo vybavení projektu. Tento krok by neměl být brán na lehkou váhu, protože každý zdroj organizace musí být efektivně využíván ke zvýšení ziskovosti.

Co je řízení zdrojů projektu?

Podívejme se nejprve, co jsou zdroje. Jsou to všechno, co potřebujete k dokončení svých projektů, ať už jde o lidi, majetek nebo zařízení.
Řízení zdrojů je tedy proces efektivního a účinného využívání všeho, co máte k dispozici, k úspěšnému dokončení vašich projektů. Jinými slovy, bez přesného plánování a rozvržení vašich zdrojů na správný projekt ve správný čas a za správnou cenu bude vaše podnikání trpět.

Techniky správy zdrojů

Bez ohledu na to, jaké techniky řízení zdrojů používáte, účel je stejný: poskytnout jasný pohled na vaše projekty s cílem optimalizovat využití zdrojů.

1. Přidělení zdrojů – abyste mohli přidělit zdroje na projekt, musíte nejprve zkontrolovat, co je nezbytné k dokončení projektu; poté proveďte „inventuru“ zdrojů a přiřaďte správné zdroje k správným úkolům.
2. Plánování zdrojů – jakmile víte, jaké zdroje potřebujete, rozhodněte, na jak dlouho a kdy jsou tyto zdroje potřebné k dokončení projektu.
3. Předpověď zdrojů – to je technika, kterou použijete, když zvažujete přivedení nových projektů; před tím, než něco slíbíte svým klientům a podepíšete nové smlouvy, zkontrolujte, zda máte všechny „esa v rukávu“, abyste úkol dokončili; tato technika pomáhá předvídat nejen to, jakou dodatečnou kapacitu potřebujete pro projekty v pipeline, ale také jakékoli nedostatečné využití zdrojů, které by se mohlo vyskytnout.
4. Vyrovnávání a vyhlazování zdrojů – podle APM se tyto techniky používají, když mají časové omezení prioritu nebo když je třeba obnovit rovnováhu a vyhnout se nadměrnému a / nebo nedostatečnému přidělení; pro více informací se můžete podívat zde.

Výhody používání efektivního systému řízení zdrojů

Je celkem jasné, že výše uvedené techniky správy zdrojů nebudete moci použít pouze pomocí tabulky Excel. Abyste své zdroje využili co nejlépe, budete potřebovat efektivní systém.
Podívejme se na některé z nejdůležitějších výhod používání nástroje pro správu zdrojů:

• Zvýšená produktivita – získáním úplného přehledu o projektech a zdrojích budete schopni přiřadit správné zdroje k správným úkolům ve správný čas.
• Eliminace vyhoření a nudy – budete schopni minimalizovat nadměrné / nedostatečné přidělení zdrojů a tím zvýšit spokojenost zaměstnanců; efektivní nástroj pro správu zdrojů zobrazí zatížení zdrojů v reálném čase, takže nikdo ve vašem týmu nebude přetížen nebo nedostatečně využit.
• Snížené náklady na projekt – v podstatě vám pomůže udělat více s méně; minimalizujete reaktivní plánování a najímání na poslední chvíli.
• Zvýšená transparentnost – vyvarujete se nedorozumění a zmatku; centralizovaný systém plánování pracovní síly poskytne jasnou viditelnost, takže každý projektový manažer uvidí, jak jsou zdroje přiděleny, a všichni členové týmu uvidí své úkoly.
• Snížené riziko – vyhnete se konfliktům zdrojů a problémy odhalíte dříve, než začnou; navíc budete schopni předvídat nedostatek dovedností a proaktivně uzavřít mezery.
• Přesné obchodní informace – budete schopni vytvářet přizpůsobené panely, analýzy a zprávy, které umožní sledování celkového zdraví projektů a činění správných rozhodnutí.

Závěrem, efektivní řízení zdrojů není něco, co je pěkné mít, je to klíč k úspěchu vašich projektů. Zdroje nemohou být náhodně přidělovány na projekty a navíc nemůžete jen tak říkat ano každému projektu, který přijde k vašim dveřím. Nejziskovější organizace používají software pro správu zdrojů k efektivnímu plánování a správě zdrojů, aby se zabránilo zpožděním projektů, zvýšeným nákladům a nezdařenému dodání projektu.