Proč Je Plánování Zdrojů Zásadní v Řízení Projektů?
Dokončení projektu je vždy těžká práce a plánování zdrojů je kritickým faktorem, který může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu vašeho projektu.
Nezáleží na tom, jestli provozujete malý start-up nebo velký podnik, plánování zdrojů je zásadním krokem v řízení projektů a vyžaduje poměrně pokročilé dovednosti strategického myšlení. Proč? No, představte si toto: ve vašem dvoře právě přistál nový úžasný projekt s velkým rozpočtem a všichni jsou šťastní, že jsou na palubě a ujmou se nových úkolů. Rychle vpřed, o dva měsíce později: je tu spousta zpožděných úkolů, vývojář softwaru nahlas pláče, protože není nikdo, kdo by provedl testy, junior je zcela zahlcen úkoly, které daleko přesahují jeho schopnosti. A navíc všechno, už jste překročili rozpočet a váš klient vůbec není spokojený. Jak se to mohlo stát?! Jednoduchá a prostá odpověď: špatné řízení zdrojů!
Bez přesného odhadu času pro každý úkol, bez pečlivého přidělení zdrojů na tyto úkoly a bez dobrého porozumění potřebným rolím a dovednostem váš projekt selže. Nejen tento, ale bude mít také dopad na budoucí projekty! Špatné řízení zdrojů na vašich současných projektech vám zabrání vytvořit spolehlivou předpověď pro další obchodní příležitosti. A takto se z krásného snu stane vaše nejhorší noční můra!
Několik věcí, které je třeba zvážit při plánování vašich zdrojů
Naštěstí se výše uvedené situaci lze vyhnout pouhým zaměřením se na některé klíčové aspekty v této fázi vašeho projektu:
- Požadované dovednosti projektu – identifikujte, jaké dovednosti jsou nezbytné k úspěšnému dokončení projektu;
- Dostupnost zdrojů – zkontrolujte, které zdroje s požadovanými dovednostmi jsou k dispozici z celkové kapacity a vezměte v úvahu pracovní dny / čas, dovolenou, začátek a konec smlouvy;
- Náklady na zdroje – hodinová / denní sazba přidělených zdrojů by měla být zahrnuta v rozpočtu projektu, aby se zajistila ziskovost.
A pokud chcete zajistit vyšší míru úspěšnosti svého projektu, proveďte hodnocení rizik s ohledem na všechny výše zmíněné faktory. Předvídejte scénáře “co kdyby” a určete nejhorší situace z hlediska řízení zdrojů a připravte si “plán B”. Protože projekty se bohužel ne vždy vyvíjejí podle plánu a může být nutné provést úpravy. Co když klíčová osoba v týmu onemocní? Co když někdo odstoupí? Jsou k dispozici další zdroje? Můžete si dovolit přidělovat úkoly někomu s hodinovou sazbou vyšší, než je rozpočet projektu? Nebo by úkoly mohl vykonávat někdo s menšími zkušenostmi? Nakonec může dojít k tomu, že budete potřebovat určitý zdroj déle, než bylo původně plánováno, nebo budete muset do projektu přidat nové zdroje. Právě z tohoto důvodu je plánování zdrojů v projektovém řízení spíše průběžným procesem než jednorázovou aktivitou.
Můžete najít zde více podrobností o tom, jak efektivně plánovat zdroje.
Optimalizujte svůj proces plánování zdrojů
Nyní se můžeme shodnout na tom, že plánování zdrojů je zásadním krokem při řízení projektu. Ale co můžeme udělat, abychom se vyhnuli chaosu a rychle zjistili, jak to všechno zapadá do vašeho projektového plánu? Klíčem je získat dobrý přehled o celkové kapacitě a využití zdrojů, abyste mohli určit, kdo je k dispozici pro práci na vašem projektu, na jak dlouho a za jakou cenu.
Můžete to zkusit s tabulkou, jako je Excel, ale to nemůže být dlouhodobé řešení; používání tabulek má svá omezení, protože ruční zadávání dat je časově náročné a nespolehlivé, protože chyby jsou téměř nevyhnutelné. A pokud spravujete více projektů současně, ani nepomyslete na používání tabulek!
Vaše nejlepší šance, jak sledovat a řídit pracovní zatížení týmu a dodat vše včas a v rámci rozpočtu, je použít nástroj pro plánování zdrojů. Každý úspěšný Project Manager ví, že kvalitní software je klíčem ke správě všech dostupných zdrojů až do dokončení projektu.
\