Proč Byste Měli Používat Software pro Správu Zdrojů

Způsob, jakým jsou zdroje řízeny, hraje důležitou roli v úspěchu projektu. Nestačí vytvořit dokonalé plánování projektu a mít k dispozici vysoce kvalifikované lidi. Způsob, jakým jsou zdroje přidělovány, určí úspěch nebo neúspěch projektu. Proto jsou projektoví manažeři někdy nazýváni manažery zdrojů.

Co by byla definice “dokonalého plánování zdrojů”, možná se ptáte. Velmi jednoduše řečeno, přidělování správného množství úkolů ve správný čas těm nejvhodnějším lidem, kteří jsou schopni je včas splnit. V zásadě se pozornost zaměřuje na “kdo”, “kdy” a “na jak dlouho”.

V dokonalém světě řízení projektů by všechny zdroje ležely na polici a čekaly, až si je projektový manažer vyzvedne a přidělí úkoly. Svět však není tak úplně dokonalý. Současný svět je definován tvrdou konkurencí a klíčem k úspěchu v závodě je efektivita.

Nikdo si nemůže dovolit držet zdroje na očích a čekat, až budou použity. Zdroj, který leží na polici, je nedostatečně využíván, a je tedy kontraproduktivní a nepřináší žádné peníze do “domu”. Na druhé straně, nadměrně využívaný zdroj to také nezlepší, protože dříve nebo později vyhoří. A to platí bez ohledu na typ zdrojů, které spravujete: lidi, nástroje a vybavení.

Ale jak udržet rovnováhu, aby se dosáhlo “dokonalého plánování”? Nezáleží na tom, koho se zeptáte a kolik článků si na toto téma přečtete, všichni budou mít společnou odpověď: použijte software pro plánování zdrojů!

Zde je několik důvodů, proč musíte použít jeden:

1. Bez námahy dostupnost zdrojů – není třeba se ptát kolegů, kdo je k dispozici a kdy; plánovač se automaticky aktualizuje s každým provedeným přidělením; pokud jsou lidé vaším zdrojem, efektivní nástroj vám umožní provést přidělení s ohledem na jejich dovednosti; podívejte se zde, jak můžete vidět dostupnost dovedností v elapseit;
2. Prevence nadměrného a nedostatečného přidělení – když můžete rychle zjistit, kdo co dělá, je mnohem snazší se vyhnout vyhoření zdrojů a jejich nedostatečnému využití.
3. Nákladová efektivita – plně přidělení zdroje znamenají plně produktivní zdroje.
4. Časová efektivita – informace jsou automaticky aktualizovány a v reálném čase; proto je přidělení úkolů provedeno mnohem rychleji, což vám umožňuje věnovat více času jiným důležitým aktivitám.
5. Předpověď budoucích projektů – přesný přehled o aktuálních zdrojích vám řekne, zda jste připraveni přivést nové klienty a nové projekty, nebo zda potřebujete další zdroje.
6. Centralizované informace – všechny informace jsou zobrazeny na jednom místě, není třeba hledat timesheety uložené v různých složkách.
7. Přesná data pro obchodní zprávy – když je manuální práce eliminována, zmizí také lidská chyba; přesná data vedou k správným fakturám a správnému měření obchodních KPI.

Tak proč byste nezískal všechny tyto výhody a neudělal své podnikání ziskovější?!