Čtyři Kroky, Které je Třeba Dodržovat při Plánování Zdrojů
Plánování zdrojů je jako motor auta: stejně jako motor pohybuje autem z bodu A do bodu B, plánování zdrojů je impulzem, který vše uvádí do pohybu v projektovém managementu. Nestačí rozdělit projekty do fází a aktivit a náhodně přidělovat zdroje. Vyžaduje to efektivní plánování, aby byl projekt dodán včas a v rámci rozpočtu.
Plánování zdrojů zahrnuje přidělování a využívání dostupných zdrojů, aby bylo zajištěno, že dodání projektu splní specifické podmínky dohodnuté se zákazníkem. Aby bylo možné to udělat, existuje několik základních kroků, které je třeba dodržovat, bez ohledu na velikost vaší společnosti nebo složitost vašeho projektu:
- Identifikujte role a úrovně dovedností nezbytné pro dokončení projektu – na základě projektových úkolů můžete rozhodnout, jaké dovednosti jsou povinné.
- Odhadněte množství potřebných zdrojů pro dokončení projektu – na základě časového rozpočtu dohodnutého se zákazníkem můžete odhadnout, kolik hodin je potřeba pro každou dovednost k dokončení projektových úkolů.
- Zkontrolujte, jaké zdroje jsou k dispozici s požadovanými dovednostmi a v časovém rámci projektu.
- Přidělte zdroje pro každou fázi projektu a vytvořte harmonogram projektu.
Po provedení těchto kroků je čas naplánovat neplánované: zvážit proměnné a vyhodnotit rizika. Všichni velmi dobře víme, že ne vždy jdou věci podle plánu a dochází k nepředvídaným situacím. Takže při přidělování zdrojů na vaše projekty možná budete muset zkontrolovat některé detaily:
- Státní svátky: pokud jsou členové vašeho týmu rozmístěni po celém světě, pracovní dny se mohou mírně lišit a tyto drobné detaily by mohly mít podceňovaný dopad v nouzové situaci.
- Datum ukončení smlouvy: pokud nemají všichni členové vašeho projektového týmu smlouvy na dobu neurčitou, možná byste měli zkontrolovat, zda někdo nemá odejít v polovině projektu.
- Hodinové sazby: pokud jsou vaši lidé v různých zemích, jejich sazby se mohou lišit a v závislosti na čase potřebném pro práci na vašem projektu by mohl být ovlivněn váš rozpočet.
Nyní se ujistěte, že je plánování zdrojů provedeno správně a položte si tyto otázky:
- Je pracovní zátěž rozdělena tak, aby nikdo nebyl přetížený nebo nevytížený?
- Jsem v rámci rozpočtu, co se týče peněz?
- Jsem v rozpočtu, co se týče času?
Pokud je vaše odpověď na všechny tyto otázky „ano”, gratuluji! Vaše plánování je perfektní! Pokud ne, nikdy není pozdě změnit situaci ve váš prospěch 😊.